Outsourcing de Impresssão

Tradicionalmente, o outsourcing de impressão consiste na implementação de todos os equipamentos de produção e distribuição de documentos, abrangendo, por exemplo, as áreas de cópia, de impressão, de fax e de digitalização, integrando a gestão do parque de impressão e, claro, os indispensáveis serviços de assistência técnica. A primeira vantagem deste modelo é a redução de custos, respondendo a um problema antigo da maioria das empresas: uma noção pouco clara, quando não mesmo inexistente, dos custos relacionados com as atividades de cópia e impressão. Frequentemente, estes gastos encontram-se diluídos nas planilhas de custos operacionais dos orçamentos. Em um modelo de outsourcing, os custos incluem uma renda fixa, normalmente mensal, dentro da qual se contrata a quantidade de impressões/cópias a realizar, e o valor de impressões/cópias adicionais. Na implementação de um modelo de outsourcing é fundamental conhecer os custos do parque de impressão e compreender as verdadeiras necessidades da empresa em questão. É a partir deste conhecimento que se pode avançar para a implementação de uma solução adequada, ajustada à dimensão e ao modelo do negócio – e que permita realmente reduzir as despesas com a impressão, ao nível de manutenção, consumíveis e infra-estrutura. É com base nesta abordagem que a Compucom implementa o seu modelo de outsourcing de impressão.

A segunda vantagem decorre imediatamente da primeira. É frequente as empresas, sobretudo as de maiores dimensões, terem parques de impressão dispersos e confusos, baseados em vários modelos de diferentes fabricantes; e nestes casos, não é raro muitos equipamentos estarem subutilizados, ou sobrecarregados. Colocar em prática uma solução de outsourcing de impressão exige conhecer a forma como é gerida a impressão, com o objetivo de otimizar o parque de impressão. Com um parque de impressão otimizado à sua escala e gerido de forma externa, uma empresa pode obter ganhos de produtividade assinaláveis, na medida em que se liberta de uma área secundária para centrar os seus recursos no core business. Na Compucom, é prática, quando tal se afigura necessário ou possível, dar formação especializada na área da impressão e da gestão documental a alguns funcionários da empresa, tornando-os verdadeiros especialistas nesta matéria. Aqui, convém sublinhar o termo “gestão documental”, pois a impressão atualmente é muito mais do que imprimir documentos: é, acima de tudo, gerir todo o processo de produção de documentos, nos mais variados formatos. Por outro lado, não podemos esquecer a importância crescente que a digitalização tem vindo a ganhar ao longo dos últimos anos, impulsionada por equipamentos cada vez mais versáteis e capazes de desempenhar tarefas que, num passado não muito distante, exigiam vários equipamentos diferentes. Não menos importante, é o fato de esta pequena revolução permitir não só uma poupança adicional em termos de custos, como também no que diz respeito ao papel. Dito de outra forma: o ambiente também sai a ganhar.
Os benefícios ambientais são, justamente, a terceira vantagem do outsourcing de impressão. Um parque de impressão otimizado gera menos desperdício e consome menos recursos, sejam eles energia, toners ou papel. Isto não tem reflexos apenas em termos de custos, também pode ser um contributo importante para os objetivos ambientais e de sustentabilidade das empresas, uma questão cada vez mais valorizada no nosso tempo. Na Compucom, o ambiente é uma preocupação fundamental em todas as nossas propostas. Redução de custos, otimização de processos, menor impacto ambiental: estas três vantagens já levaram inúmeras organizações em todo o mundo, de várias dimensões e com objetivos distintos, a optar pelo outsourcing de impressão. De universidades a firmas de engenharia, de tecnológicas a empresas agrícolas, os casos de implementação deste tipo de soluções têm vindo a aumentar, com benefícios evidentes.